Hjálparmiðstöð

Tímabox er íslenskt tímaskráningarkerfi sem hjálpar fyrirtækjum að halda utan um vinnutíma starfsfólks, verkefni, tæki, fjarvistir og fleira á einum stað. Kerfið virkar í vafra og sem app í símanum.

Nei. Tímabox appið virkar beint í vafranum á símanum. Þú getur bætt því á heimaskjáinn og það hegðar sér eins og venjulegt app — engin app store þörf.

Grunnverð er 5.900 kr. á mánuði (án VSK) og nær til 4 starfsmanna. Hver starfsmaður umfram það kostar 390 kr. á mánuði. Þú getur prófað frítt í 14 daga án þess að gefa upp kortaupplýsingar.

Hver aðgangur tilheyrir einu fyrirtæki. Ef þú rekur fleiri fyrirtæki þarftu sérstakan aðgang fyrir hvert þeirra.

Já. Gögn eru geymd á evrópskum netþjónum hjá Supabase, samskipti eru dulkóðuð og við fylgjum GDPR reglum og íslenskum persónuverndarlögum.

Opnaðu appið í símanum og ýttu á stimplunarhnappinn. Þú getur líka valið verkefni áður en þú stimplar þig inn. Þegar þú ert búin/n ýtirðu á sama hnapp til að stimpla þig út.

Já. Farðu í Tímaskráning, finndu færsluna og smelltu á breytingartáknið. Þar getur þú lagfært tíma, verkefni og athugasemdir.

Stjórnandi getur breytt eða lokað opnum færslum. Starfsmaður getur líka farið í Tímaskráning og lokað færslunni sjálfur.

Já. Við stimplun getur þú bætt við athugasemd, mynd eða kvittun. Þú getur líka bætt þessu við eftir á með því að breyta færslunni.

Farðu í Verkefni og smelltu á «Nýtt verkefni». Gefðu verkefninu nafn, veldu lit og tengdu það valfrjálst við viðskiptavin. Verkefnið birtist strax í lista yfir verkefni við stimplun.

Já. Þegar þú býrð til eða breytir verkefni getur þú valið viðskiptavin úr listanum. Þetta hjálpar við skýrslugerð og reikningsgrunn.

Farðu í Viðskiptavinir og smelltu á «Nýr viðskiptavinur». Fylltu út nafn, kennitölu, netfang og aðrar upplýsingar. Viðskiptavinurinn verður síðan tiltækur til tengingar við verkefni.

Farðu í Starfsmenn og smelltu á «Bjóða starfsmanni». Sláðu inn netfangið á viðkomandi og kerfið sendir boð með tengli til að búa til aðgang. Þegar boðið er samþykkt birtist starfsmaðurinn í kerfinu.

Tvö hlutverk: Stjórnandi sér allt og getur breytt stillingum, starfsmönnum og skýrslum. Starfsmaður getur stimplað sig inn/út, séð sína eigin tímaskráningu og sótt um leyfi.

Já. Í Starfsmenn getur þú gert aðgang óvirkan. Gögnin haldast en viðkomandi getur ekki lengur skráð sig inn.

Nei, GPS er algjörlega valfrjálst. Hægt er að kveikja eða slökkva á staðsetningu í stillingum eða við hverja stimplun.

Staðsetning er aðeins skráð við inn- og útstimplun — ekki stöðugt á meðan þú vinnur. Þú sérð staðsetninguna á korti í skýrslum.

Þegar þú stimlar þig inn eða út getur þú bætt við kvittun. Taktu mynd af kvittuninni og gervigreindin les sjálfkrafa upphæð, söluaðila, vörur og VSK. Þú staðfestir og vistar.

Já. Skanninn er hannaður til að þekkja íslenskar kvittanir, íslenskar upphæðir og VSK-sundurliðun. Hann virkar best þegar myndin er skýr og vel lýst.

Já. Eftir að skanninn hefur lesið kvittunina getur þú breytt upphæð, dagsetningu og athugasemd áður en þú vistar.

Farðu í Tæki og smelltu á «Skrá tæki». Gefðu tækinu nafn, tegund, raðnúmer og staðsetningu. Þú getur líka úthlutað tækinu á starfsmann.

Já, ef tækið hefur GPS staðsetningu birtist það á korti í Tækjaskráning. Þú sérð líka hver hefur tækið og í hvaða stöðu það er (laust, í notkun, í viðhaldi).

Farðu í Fjarvera og smelltu á «Sækja um leyfi». Veldu tegund (orlof, veikindi o.fl.), dagsetningar og skrifaðu ástæðu ef þú vilt. Beiðnin fer til stjórnanda sem samþykkir eða hafnar henni.

Orlof, veikindi, veikindi barna, fæðingarorlof, launalaust leyfi og annað. Stjórnandi sér allar beiðnir á einum stað ásamt dagatali.

Í Fjarvera sérðu allar beiðnir sem bíða samþykktar. Smelltu á beiðnina og veldu «Samþykkja» eða «Hafna». Starfsmaðurinn fær tilkynningu um niðurstöðuna.

Þú getur séð yfirlit eftir starfsmanni, verkefni og tímabili. Skýrslurnar sýna heildarvinnustundir, meðaltal, fjölda skráninga og GPS-staðsetningar á korti.

Já. Í Skýrslur getur þú smellt á «Flytja út CSV» til að sækja gögnin í töflureikni. Þetta hentar vel fyrir launavinnslu eða eigin bókhald.

Tímabox tengist Payday bókhaldskerfinu þannig að þú getur sent vinnutíma, búið til reikninga og samstillt starfsmannaupplýsingar á milli kerfanna án handvirkrar yfirfærslu.

Farðu í Stillingar → Samþættingar → Payday. Sláðu inn Payday API-lykilinn þinn (finnst í Payday stillingum undir «API aðgangur»). Smelltu á «Tengja» og kerfið staðfestir tenginguna.

Þegar tengingin er virk ferðu í Stillingar → Samþættingar → Payday og smellir á «Samstilla». Vinnutímar eru sendir í Payday launavinnslu miðað við kennitölur starfsmanna.

Í Payday tengingu getur þú valið viðskiptavin og tímabil. Kerfið tekur saman allar tímaskráningar og býr til reikningsdrög í Payday með sundurliðun og VSK.

Kerfið reynir að para starfsmenn sjálfkrafa út frá kennitölu. Ef pörun finnst ekki getur þú tengt starfsmann handvirkt í Payday tengingunni.

Athugaðu að API-lykillinn sé réttur og ekki útrunninn. Þú getur prófað tenginguna aftur í Stillingar → Samþættingar → Payday. Ef vandamálið heldur áfram, hafðu samband við okkur.

Opnaðu timabox.is/app í Safari (iPhone) eða Chrome (Android). Smelltu á deilingartáknið og veldu «Bæta á heimaskjá». Appið birtist þá sem sjálfstætt tákn.

Grunnvirkni eins og klukka og viðmót virkar án nets, en til að vista stimplunarfærslur þarftu nettengingu. Kerfið sýnir viðvörun ef nettenging vantar.

Farðu í Stillingar og smelltu á «Breyta lykilorði». Sláðu inn núverandi lykilorð og nýtt lykilorð. Lykilorð þarf að vera a.m.k. 8 stafir.

Já. Stjórnandi getur breytt nafni fyrirtækis í Stillingar → Fyrirtæki.

Farðu í Stillingar → Áskrift og smelltu á «Segja upp». Þú heldur aðgangi út gildistímann. Gögnin þín geymast í 12 mánuði eftir uppsögn.