Tímaskráning og tímaskráningarkerfi fyrir íslensk fyrirtæki
Hvað er tímaskráning, hvað segja íslensk lög um vinnutímaskráningu og hvað þarf gott tímaskráningarkerfi að hafa? Hér fer Tímabox yfir allt sem fyrirtæki þurfa að vita.
Hvað er tímaskráning?
Tímaskráning er skráning á því hvenær starfsfólk vinnur — dagsetning, upphafstími, lokatími, hlé, heildarvinnutími, yfirvinna og, þegar það á við, hvaða verkefni eða viðskiptavinur tíminn fór í. Markmiðið er að hafa nákvæma og áreiðanlega mynd af unnum vinnustundum, bæði fyrir starfsfólk og stjórnendur.
Dagsetning og tímasetning
Hvenær vinnudagur hefst og lýkur, og á hvaða tíma sólarhrings er unnið.
Hlé og hvíld
Skráð hlé í vinnutíma og samfelldur hvíldartími milli vinnudaga.
Heildarvinnutími og yfirvinna
Sjálfvirk útreikning á vinnustundum, þar á meðal yfirvinnu og frávik.
Verkefni og viðskiptavinir
Tenging tímaskráningar við verkefni, viðskiptavini eða verkstað fyrir skýrari yfirsýn og reikningsgrunn.
Er tímaskráning skylda á Íslandi?
Já — með lögum nr. 58/2023, sem breyttu lögum nr. 46/1980 um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum, var nýrri grein, 57. gr. a, bætt við. Greinin kveður á um að atvinnurekendum sé skylt að koma upp hlutlægu, áreiðanlegu og aðgengilegu kerfi vegna skráningar á vinnutíma starfsmanna sinna.
- Kerfið þarf að sýna daglegan og vikulegan vinnutíma starfsmanna.
- Skrá þarf á hvaða tíma sólarhrings er unnið.
- Halda þarf utan um samfelldan hvíldartíma og vikulegan frídag.
- Frávik frá reglum um hvíldartíma eða vikulegan frídag skulu skráð sérstaklega, ásamt því hvort starfsmaður hafi fengið hvíld síðar.
- Ef vinnutími er reglubundinn að jafnaði er nægilegt að hann komi fram í ráðningarsamningi — en frávik frá honum þarf þá að skrá sérstaklega.
- Starfsfólk á rétt á að nálgast eigin tímaskráningar 12 mánuði aftur í tímann.
Þessi samantekt er almenn upplýsing, ekki lögfræðiráðgjöf. Kynnið ykkur lagatextann eða hafið samband við kjarasamningsaðila fyrir ykkar tilvik.
Lagatexti á AlþingiHvað þarf gott tímaskráningarkerfi að hafa?
Til að uppfylla kröfur laganna og virka vel í daglegum rekstri þarf tímaskráningarkerfi að vera meira en bara stimpilklukka.
Hlutlægt og áreiðanlegt
Skráningin þarf að endurspegla raunverulegan vinnutíma — ekki áætlaðan eða eftir minni.
Aðgengilegt fyrir starfsfólk
Starfsfólk þarf að geta stimplað sig inn og út auðveldlega og skoðað eigin skráningar.
Skýrslur og útflutningur
Auðvelt að sækja vinnustundir út fyrir launavinnslu, bókhald og innri yfirferð.
Virkar í síma og á vef
Starfsfólk vinnur ekki alltaf við skrifborð — kerfið þarf að virka jafn vel á verkstað og í síma.
GPS staðsetning (valkvætt)
Gagnlegt fyrir fyrirtæki með starfsfólk á mörgum stöðum, en ekki lagalega skylt.
Öryggi og GDPR
Gögn þurfa að vera dulkóðuð og aðgangur stýrður í samræmi við persónuverndarlög.
Svona uppfyllir Tímabox kröfurnar
Tímabox er tímaskráningarkerfi hannað utan um þarfir íslenskra fyrirtækja og kröfur laganna.
Ein snerting til að stimpla
Starfsfólk stimplar sig inn og út í símanum eða vafranum á einu augabragði, með eða án nettengingar.
Nákvæm skráning á hléum og yfirvinnu
Hlé, heildarvinnutími og yfirvinna eru reiknuð sjálfkrafa út frá stimplunum.
12 mánaða aðgangur að eigin skráningum
Starfsfólk sér sína eigin tímaskráningu hvenær sem er, í samræmi við lagakröfur.
Skýrslur tilbúnar fyrir laun
Sæktu vinnustundir og yfirlit út sem CSV eða PDF fyrir launavinnslu og bókhald.
Hverjir nota Tímabox?
Algengar spurningar um tímaskráningu
Já. Samkvæmt 57. gr. a laga nr. 46/1980, sem bætt var við með lögum nr. 58/2023, er atvinnurekendum skylt að koma upp hlutlægu, áreiðanlegu og aðgengilegu kerfi til skráningar á vinnutíma starfsmanna.
Ekki nauðsynlega. Lögin gera ekki kröfu um sérstaka stimpilklukku — það er á forræði atvinnurekanda að velja hvaða leið er notuð, svo fremi kerfið sé hlutlægt, áreiðanlegt og aðgengilegt. Rafrænt kerfi eins og Tímabox er einfaldasta leiðin til að uppfylla kröfuna án aukavinnu.
Starfsfólk á rétt á að nálgast upplýsingar um eigin tímaskráningu 12 mánuði aftur í tímann.
Tímabox kostar frá 5.900 kr. á mánuði fyrir allt að fjóra starfsmenn, og 390 kr. fyrir hvern starfsmann til viðbótar. Engin binding og 14 daga ókeypis prufa.
Stimpilklukka er ein leið til að skrá tíma — venjulega vél eða app sem starfsfólk notar til að stimpla sig inn og út. Tímaskráning er víðara hugtak sem nær yfir alla skráningu vinnutíma, hvíldar og frávika, hvort sem hún fer fram með stimpilklukku, appi eða vefkerfi.
Tilbúið að koma tímaskráningu í fastar skorður?
Prófaðu Tímabox frítt í 14 daga — engar kortaupplýsingar og engin binding.